Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Riset dan Inovasi Daerah (BAPPERIDA) Kota Probolinggo terus memperkuat transformasi birokrasi digital melalui inovasi e-SECRETARY (Electronic Secretary Integrated Service). Aplikasi berbasis web ini menghadirkan layanan administrasi sekretariat secara terpadu bagi seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) di lingkungan BAPPERIDA dalam satu portal digital.
Kepala BAPPERIDA Kota Probolinggo, Dr. R. Suwigtyo, mengatakan bahwa e-SECRETARY merupakan wujud komitmen perangkat daerah dalam membangun tata kelola pemerintahan yang lebih efektif, efisien, dan akuntabel sejalan dengan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
“Transformasi digital tidak hanya ditujukan untuk pelayanan kepada masyarakat, tetapi juga harus dimulai dari pembenahan layanan internal pemerintahan. Melalui e-SECRETARY, seluruh proses administrasi sekretariat menjadi lebih cepat, transparan, terdokumentasi, dan mudah diakses oleh ASN,” ujar Dr. R. Suwigtyo.
Ia menjelaskan, sebelumnya sejumlah pelayanan administrasi masih dilakukan secara manual menggunakan formulir kertas dan disposisi berjenjang. Kondisi tersebut kerap menyebabkan proses menjadi lebih lama, berisiko terjadi duplikasi dokumen, serta menyulitkan pemantauan status pengajuan.
Kini, berbagai layanan tersebut telah terintegrasi dalam satu alamat web sehingga pegawai cukup melakukan satu kali login untuk mengakses seluruh kebutuhan administrasi sekretariat.
Sementara itu, inovator e-SECRETARY, Nova Tri Setya Budi, A.Md., menjelaskan bahwa aplikasi ini dirancang dengan konsep one gate internal service, yakni menggabungkan seluruh layanan sekretariat ke dalam satu sistem yang saling terhubung.
“Kami ingin menghilangkan proses yang berulang. Pegawai tidak lagi berpindah-pindah membawa berkas karena seluruh pengajuan dilakukan secara digital, mulai dari pengisian formulir, verifikasi, hingga arsip tersimpan otomatis di dalam sistem,” jelas Nova.
Nova menambahkan, saat ini e-SECRETARY menyediakan lima layanan utama, yaitu pengajuan cuti ASN, peminjaman ruang rapat, realisasi anggaran dan kertas kerja pencairan, pemeliharaan kendaraan dinas, serta pengajuan biaya transportasi. Seluruh layanan dilengkapi fitur pemantauan status sehingga pemohon dapat mengetahui tahapan penyelesaian secara real time.
Selain meningkatkan kecepatan pelayanan, inovasi ini juga mendukung budaya kerja paperless dengan mengurangi penggunaan dokumen fisik dan memperkuat arsip digital sebagai basis data administrasi perangkat daerah.
Melalui e-SECRETARY, BAPPERIDA Kota Probolinggo berharap kualitas layanan internal semakin optimal, produktivitas ASN meningkat, serta tata kelola pemerintahan digital dapat menjadi contoh pengembangan inovasi di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. (*)
